Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Что делать с излишками
Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.
Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).
В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
- излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
- недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.
На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе «1С:Бухгалтерия 8»:
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
- Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
- Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Общий порядок проведения инвентаризации кассы
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Зачем нужна инвентаризация кассы
Инвентаризация кассы — это проверка остатков наличных в кассе и сравнение результатов с данными учета. Ее проводят, чтобы:
- правильно вести учет кассовых операций;
- найти ошибки в работе с кассой или расчетах;
- обеспечить сохранность наличных, денежных и других документов в кассе и т.д.
Инвентаризация денежных средств в кассе помогает убедиться, что все финансовые операции правильно оформили, учли и отразили в учете. Инвентаризацию организуют, чтобы выявить излишки или недостачу денежных средств, выяснить причину и определить лиц, ответственных за расхождения.
Иногда инвентаризация кассы нужна обязательно, например:
- перед заполнением годовой бухгалтерской отчетности;
- при замене сотрудника, ответственного за операции с кассой;
- при махинациях и хищении денежных средств;
- при чрезвычайном положении;
- при ликвидации или реорганизации предприятия.
Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила
По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:
- ликвидации и реорганизации учреждения;
- передачи имущества компании в аренду;
- подписания договорных бумаг о купле-продаже;
- создания годовой (квартальной) отчетности;
- обнаружения нехватки;
- порчи ценностей.
Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.
Нормы естественной убыли
Определение данного показателя (и его последующая корректировка по выставленным трудовым законодательствам правилам) — наверное, наиболее важный процесс во всем вопросе о материальной ответственности работников. Если по проводке недостача отнесена на виновное лицо, взыскать с виновника происшествия деньги получится только при соблюдении перечня условий. Основное руководство, на которое стоит опираться в момент установки влияния стандартного показателя уменьшения количества товаров (деталей, объектов производства, денежных активов и так далее) в силу обыкновенных причин — это приказ Минэкономразвития №95 от 31.03.2003.
В рамках обозначенного документа прописан один непреложный факт, посредством которого удостоверяется сумма возможных потерь, например, при перевозке или хранении изделий в предложенных фирмой условиях. Проще говоря, если недобор не превышает разумных (и заранее исчисленных величин), взыскать средства с персонала работодатель попросту не сможет. Чтобы познакомиться со всеми нюансами рассмотренного процесса, можно также просмотреть и ст. 254 п. 7-2 Налогового кодекса Российской Федерации. В данном акте аналогичным образом затрагиваются обозреваемые тематики.
Как часто нужно выполнять инвентаризацию кассы
Периодичность проведения инвентаризации Порядок не регламентирует. Поэтому особо важно проводить как плановые, так и внеплановые ревизии. Периодичность должна быть закреплена в учетной политике организации.
Выделяют несколько ситуаций, когда стоит проводить инвентаризацию, не дожидаясь плановой даты, а именно:
- При выявлении текущих расхождений денежного остатка в кассе;
- При смене материально-ответственного лица;
- При смене учредителей;
- При реорганизации общества;
- В случае если организация столкнулась с ущербом, который был нанесен в результате стихийных бедствий;
- По итогу календарного года.
Порядок проведения инвентаризации кассы
Перед началом контрольно-ревизионных действий объект закрывается, а все финансово-расчётные операции прекращаются. Если до начала мероприятия у кассира на руках были документы, которые не вошли в отчёт, то они в этот же момент передаются проверяющим. Сдача всех документов ревизорам или главбуху компании подтверждается подписью сотрудника, деятельность которого подлежит контролю.
В процессе проведения инвентаризации кассы наличные деньги пересчитываются сплошным способом. Присутствовать при этом должны все ревизоры. Фактическое наличие сопоставляется с остатком денежных средств, проведённых по проводкам бухгалтерии.
Обратите внимание! Если организация использует в своей работе ККТ, то ревизию начинают после осмотра всех документов, подтверждающих законность использования каждого аппарата.
Если было обнаружено большое количество налички, то составляется опись, в которой указывается номинал купюр и их общее количество. Полученные данные сопоставляют с предоставленными на начало проведения ревизии цифрами.
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Что и где инвентаризуем
Понятно, что главный объект инвентаризации – наличные.
|
Для справки. Наличные – это денежные знаки национальной валюты Украины (банкноты и монеты, в т. ч. разменные, оборотные, памятные монеты, которые являются платежными средствами) (пп. 3 п. 3 Положения № 148). |
Как взыскать недостачу с кассира
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Сумма недостачи меньше среднего месячного заработка кассира? ¦
L-----------------T---------------------------------------T----------------
¦ ¦
Да Нет
¦/ ¦/
------------------+------------------¬ --------------+---------------¬
¦ Приказ о взыскании принят в течение¦ ¦ Кассир согласен возместить ¦
¦месяца со дня установления комиссией+-Нет->¦ сумму недостачи? ¦
¦ размера недостачи? ¦ ¦ ¦
L-----------------T------------------- LT------------T----------------
¦ ¦ ¦
Да Да Нет
¦/ ¦ ¦/
------------------+------------------¬ ¦------------+---------------¬
¦ Сумму недостачи можно удержать ¦¦ из зарплаты кассира. Его согласия ¦ ¦ обнаружения недостачи ¦
¦ на это не требуется. Однако общий ¦ ¦необходимо обратиться в суд¦
¦ размер удержаний при каждой выплате¦ ¦ с исковым заявлением о ¦
¦ зарплаты не должен превышать 20% ¦ ¦взыскании долга с работника¦
L------------------------------------- L----------------------------
Схема
Отдельно следует сказать о ситуации, когда недостача возникает по вине несовершеннолетнего работника. Например, это может быть 16-летний курьер, потерявший вверенные ему деньги. Согласно ст. 242 ТК РФ работники, которым не исполнилось 18 лет, несут полную материальную ответственность лишь за ущерб, причиненный умышленными действиями, в состоянии токсического опьянения, а также в результате совершения преступления или проступка. Недостачу, возникшую по другим причинам, с таких лиц можно взыскать только в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Общий порядок проведения инвентаризации кассы
Под инвентаризацией кассы понимают контрольное мероприятие, в рамках которого посредством пересчета проверяется и документально подтверждается наличие и количество денежных средств, хранящихся в кассе организации. Инвентаризация всегда преследует следующие цели:
- выявление фактического наличия денег в кассе;
- сопоставление фактического наличия денег с данными бухгалтерского учета;
- проверка полноты отражения выявленных денег в учете.
Количество инвентаризаций в текущем году, их продолжительность, порядок и дату их проведения самостоятельно определяет руководитель организации. При этом он должен соблюдать общий порядок инвентаризации, установленный Методическими указаниями Минфина, утв. приказом от 13.06.1995 № 49.
Инвентаризация кассы может проводиться как в обязательном порядке, так и по усмотрению руководства организации. В последнем случае основания и периодичность инвентаризаций определяет сама организация. Случаи же обязательной инвентаризации кассы установлены в п. 27 положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н. Так, в обязательном порядке инвентаризация кассы должна проводиться:
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц (кассиров);
- при выявлении фактов хищения из кассы;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.
Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:
- полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
- выявление недостачи денежных средств;
- обнаружение в кассе излишка денежных средств.
Кто может выявить недостачу
Недостача – это выявленное отрицательное несоответствие между показателями финансового учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если средств больше, чем полагалось бы по документам (положительное несоответствие), речь идет об излишках, поступающих в прибыль организации.
Кто и в ходе каких процедур может обнаружить такое расхождение? Наиболее часто недостача выявляется:
самим кассиром-операционистом;
- сотрудником, исполняющим кассирские функции;
- непосредственным начальством кассира;
- инвентаризационной комиссией;
- ревизором, проверяющим кассу;
- учредителями или акционерами фирмы;
- вышестоящим руководством;
- аудиторами в ходе внешней проверки.
Все эти лица имеют право на сверку данных учета и подсчет наличности в кассе на требуемый момент на основании пунктов 37 и 38 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40.